Nutzungsbedingungen

für FillQR – ein Produkt der ERP Buddy

1. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung des SaaS-Dienstes „FillQR" durch Vereine, Organisationen und juristische Personen (nachfolgend „Kunde").

FillQR ist ein Produkt der ERP Buddy (Jacqueline Bergmann, Ellhornstraße 13, 27628 Hagen im Bremischen). ERP Buddy ist alleiniger Vertragspartner, Rechnungssteller und Verantwortlicher für den Betrieb von FillQR.

Der Dienst richtet sich ausschließlich an Vereine, Organisationen und sonstige institutionelle Zusammenschlüsse. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen.

Bei nicht eingetragenen Vereinen handelt der jeweilige Vertreter im Namen des organisatorischen Zusammenschlusses und nicht als Privatperson.

2. Vertragsgegenstand

FillQR ist ein webbasiertes System zur digitalen Erfassung von Mitgliedsanträgen. Der Dienst umfasst:

• Eine eigene Subdomain (z.B. vereinsname.fillqr.de)
• Ein digitales Mitgliedsantragsformular
• Automatische Unterscheidung zwischen volljährigen und minderjährigen Antragstellern
• Optionale Erfassung von SEPA-Lastschriftdaten
• Einen Adminbereich zur Verwaltung und Statusverfolgung der Anträge
• E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Anträgen
• Hosting auf Servern in Deutschland
• Support per E-Mail

3. Vertragsschluss

Ein Vertrag kommt nicht durch die Nutzung dieser Website zustande. Der Vertragsschluss erfolgt erst nach:

• Kontaktaufnahme durch den Kunden
• Erstellung eines individuellen Angebots durch ERP Buddy
• Annahme des Angebots durch den Kunden
• Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV)

Die Einrichtung erfolgt nach Vertragsschluss innerhalb von 1–2 Werktagen.

4. Leistungsumfang

4.1 Enthaltene Leistungen

• Bereitstellung und Betrieb der FillQR-Plattform
• Unbegrenzte Anzahl von Mitgliedsanträgen
• Regelmäßige Updates und Weiterentwicklung
• Support per E-Mail
• Datensicherung auf deutschen Servern

4.2 Nicht enthaltene Leistungen

• Rechtliche Prüfung der vom Kunden eingegebenen Inhalte
• Zahlungsabwicklung oder Beitragseinzug
• Garantierte Verfügbarkeit (SLA)
• Telefonischer Support

5. Preise und Zahlung

FillQR für Vereine: 34,95 € pro Monat inkl. gesetzlicher Umsatzsteuer (19 %)
Individuelles Design (optional): 99,00 € einmalig inkl. MwSt

Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Die Zahlung ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung fällig.

ERP Buddy behält sich vor, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von 3 Monaten zum nächsten Vertragsjahr anzupassen. Der Kunde hat im Falle einer Preiserhöhung ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der neuen Preise.

6. Vertragslaufzeit und Kündigung

Mindestlaufzeit: 12 Monate ab Bereitstellung
Kündigungsfrist: 4 Wochen zum Ende der Laufzeit
Verlängerung: Automatisch um jeweils 12 Monate, wenn nicht gekündigt

Die Kündigung bedarf der Textform (E-Mail ausreichend).

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

7. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

FillQR verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden. Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, ERP Buddy (FillQR) agiert als Auftragsverarbeiter.

Vor der Nutzung wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Der AVV wird dem Kunden bei Vertragsschluss bereitgestellt.

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland.

8. Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich:

• Die erforderlichen Einwilligungen von Antragstellern einzuholen
• Bei minderjährigen Antragstellern die Zustimmung der Erziehungsberechtigten sicherzustellen
• Bei SEPA-Datenerfassung die notwendigen Mandate rechtmäßig einzuholen
• Die Zugangsdaten zum Adminbereich vertraulich zu behandeln
• FillQR nicht für rechtswidrige Zwecke zu nutzen
• Keine Inhalte einzustellen, die gegen geltendes Recht verstoßen

9. Haftung

ERP Buddy haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

Bei leichter Fahrlässigkeit haftet ERP Buddy nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.

ERP Buddy haftet nicht für Schäden, die durch Ausfälle, Störungen oder Datenverluste entstehen, soweit diese nicht auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zurückzuführen sind.

Eine durchgehende Verfügbarkeit des Dienstes wird nicht garantiert. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit vorab angekündigt.

10. Datenexport und Datenlöschung

Der Kunde kann jederzeit einen Export seiner Daten anfordern. Der Export wird in einem gängigen Format (z.B. CSV) bereitgestellt.

Nach Vertragsende werden alle Kundendaten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Auf Wunsch kann der Kunde vor Löschung einen vollständigen Datenexport erhalten.

11. Änderungen dieser Bedingungen

ERP Buddy behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen mit angemessener Ankündigungsfrist (mindestens 4 Wochen) zu ändern.

Der Kunde wird über Änderungen per E-Mail informiert. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die neuen Bedingungen als akzeptiert.

12. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz von ERP Buddy.

Stand: Februar 2026